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Eventos en hoteles, grandes eventos y de gran impacto, conceptos presentes en la Jornada el Arte de Organizar

Martes, Febrero 14, 2017


 

Durante la mañana del 9 de febrero, los alumnos del Máster en Organización de Eventos, Protocolo y Turismo de Negocio (MICE) Full Time, de Ostelea Barcelona, organizaron las Jornadas El Arte de Organizar, que permiten a los estudiantes crear su propio evento “real” y aprender de profesionales del sector en activo. Así lo explica Zuzana Kencka, coorganizadora de este acto y alumna de MICE, procedente de Praga, República Checa, “hay que definir muy bien cada tarea para saber quién es el más adecuado para cada puesto. El control nunca es demasiado a la hora de organizar esta clase de eventos. He aprendido a trabajar en equipo, a comunicarme con ellos, a tener actitud, paciencia y organización”.

 

 

Eventos disruptivos, el impacto

Disruptivo es un término que procede del inglés disruptive y que se utiliza para nombrar a aquello que produce una ruptura brusca. Hace referencia a algo que genera un cambio muy importante o determinante. Un concepto que conoce bien Chal Jiménez, consultor y asesor en Business, Marketing, Comunicación, Comercial y Personal Branding, cuya ponencia se basó en explicar cómo son los eventos disruptivos, “donde se busca sorprender, impactar, provocar al cliente. Todos estamos cansados de ir a eventos que siempre ofrecen lo mismo. Si consigues sorprender con algo diferente, ya tienes mucho ganado”. Es importante que el tema disruptivo esté en todo el acto: desde la invitación al evento y el final.

En cuanto a la forma de medir el evento, Chal cree que “si lo quieres hacer a modo disruptivo, un ejemplo es, al acabar el evento, dejar pantallas táctiles a los asistentes para que aprieten pequeñas caras con sonrisa o sin sonrisa con dos preguntas. Tienes la respuesta, al momento”. Por otro lado, la asistencia ya te dice si el evento ha tenido éxito, igual que si hay bastantes medios cuando se busca esta repercusión, y la satisfacción del cliente. “Un evento es una inversión y necesitas medir la satisfacción de este; es básico hacer un informe final”, comenta Chal.

Como recomendaciones, el profesional explica que la creatividad es siempre un factor importante, además de estar al día de las tendencias, previsión al milímetro y “sensibilidad, que pasa por preocuparnos en conocer al cliente, a quiénes van al evento, y cuidar hasta el último detalle para que todos estén a gusto”.

 

 

Grandes eventos, Premios Ondas y el estado presente de la radio

Jacinto Espinosa es director creativo publicitario en Cadena Ser, Radio Barcelona, y coorganizador de uno de los premios más importantes en nuestro país: los Ondas. Jacinto deja claro, en su conferencia, que un evento tan grande, necesita, ante todo “de comunicación y de un equipo cohesionado”. La diferencia y similitudes entre grandes y pequeños eventos (que también se realizan en la radio, como presentaciones de libros, promociones, programas en directo) “también lleva una logística, pero menor, si bien los detalles debes cuidarlos de la misma manera: sonido, cartelería, cómo cuidar al sponsor”, apunta Jacinto.

En especial, para organizar los Ondas se debe pensar en una excelente organización-coordinación, además de en las invitaciones y el trabajo de protocolo, y centrarse en el alojamiento, transporte, azafatas, y, fundamental, la seguridad.

En 10 años la radio ha cambiado de manera radical. Jacinto recuerda cuando Constantino Romero vino con un gran móvil para grabar publicidad, era de los primeros. “Ahora todo es más rápido; con la digitalización, la participación de los oyentes es mayor y ahora somos anunciantes de páginas web”. Ello agiliza el proceso publicitario, ahora las cuñas de radio son de 10 segundos, muy cortas. Según el creativo publicitario de la Ser, “vamos a una especialización del sector comercial. No hace falta explicar demasiado ya en un anuncio, se busca que llame la atención y citar siempre la página web. Ahora hay 90 impactos de anuncios”.

Está claro que la inversión en publicidad en la radio ha bajado, tal como explica Jacinto. “Ahora el cliente local o mediano tiene más lugares donde invertir, como Internet y las redes sociales. El pastel está muy repartido”, explica. Ahora bien, la radio sigue estando viva, “nos estamos adecuando a los sistemas/canales actuales. Ahora hay que ser directo, por ejemplo pedimos enviar imágenes por WhatsApp y con ello, los oyentes pueden ganar algo, el feedback con ellos es total”.

 

 

Organización y Dirección de Informativos de TV

Organizar un informativo de TV a diario es una tarea ardua y compleja, pero a la vez apasionante. Es el trabajo de Esperanza García, ahora delegada de Atresmedia en Cataluña, pues, a partir de este momento, Antena 3 y La Sexta comparten noticias, de manera que las noticias que se cubren pueden ser para una u otra cadena, con noticias que pueden ser comunes.

Esperanza ha explicado en su ponencia de qué manera se organiza un informativo día a día. Desde el repasar el primer resumen de prensa escrita, radio, televisión, convocatorias previstas, decidir qué noticias son las principales de cada sección, escaleta de informativos, organización de equipos y estructura de esta. “Contamos con varios hándicaps: la inmediatez, el tiempo, ir a contrarreloj y las urgencias”.

La era digital ha cambiado el mundo de las noticias en TV. “Ahora las redes sociales son nuestra agencia de información. Además de Google, que utilizamos para encontrar las fuentes oficiales a un click, y los GPS que nos facilitan ir de un lugar a otro”, puntualiza Esperanza. La penetración de los móviles en la televisión es fundamental, “es nuestra principal herramienta de trabajo, además de tener la televisión a la carta y generar beneficios a través de la publicidad”.

A la hora de crear un evento para que salga en televisión, para Esperanza, la creatividad es importante, “con contenido que llame la atención, que no sea corporativo ni publicitario. Un buen ejemplo es la campaña de ir en ropa interior en rebajas de Desigual”. 

 

 

La expansión de los eventos en los hoteles

Barcelona es una ciudad de congresos y eventos, y una gran parte se realizan en los hoteles de la ciudad. César Royo es subdirector y RRPP en Hotel Casa Fuster y reconoce que actualmente hay una gran demanda de profesionales que organicen eventos en hoteles. A pesar de la moratoria de no construir más hoteles por parte del Ayuntamiento de Barcelona, la ciudad cuenta con 76.000 plazas hoteleras actualmente.

Barcelona ocupa ya el cuarto lugar de Europa en el número de convenciones realizadas. “Su poder atractivo internacional es brutal y esto ayuda. Es difícil que esto nos lleve a un escenario diferente, tanto el clima, la gastronomía, la proximidad a otras ciudades europeas… Todos los componentes hacen que los eventos en Barcelona vayan a más”.

Además de explicar los departamentos que hay en un hotel, César ha propuesto a los alumnos, durante su conferencia, la creación de un menú para controlar un presupuesto dentro de una oferta gastronómica. Los menús pueden ser “desde welcome reception (de 8 a 10 euros), a un coffee break (de 12 a 20 euros), un daily buffet, más ligero y variado (de 25 a 45 euros), a los almuerzos de trabajo, aperitivos de tarde, cócteles, y cenas de gala y menús, con más coste”. César Royo demostró que es posible crear un menú de tres platos con bebida, por 7,50 euros, por persona.

 

Ostelea