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Los alumnos de MICE asisten a unas nuevas jornadas del Arte de Organizar en Ostelea

Miércoles, Marzo 29, 2017


Esperanza García, María Vives y Anaid Gil fueron las ponentes del evento organizado por los alumnos de Part Time de MICE

¿Cómo organizar correctamente un evento? ¿Qué hacer en cuestiones de protocolo? ¿De qué manera mi evento puede salir en televisión? Estas y otras cuestiones fueron contestadas por las ponentes que asistieron a una nueva jornada ‘El Arte de Organizar’, llevada a cabo por los alumnos de Part Time del Máster en Organización de Eventos, Protocolo y Turismo de Negocio, del Campus de Barcelona de Ostelea.

En el acto, Esperanza García, delegada de Atresmedia en Cataluña, explicó cómo ha cambiado la manera de trabajar en televisión gracias a la era digital. “Las redes sociales, los WhatsApp, móviles, el envío de vídeos por parte de los ciudadanos… Todo ello facilita nuestro trabajo diario”, comenta.

Esperanza también destaca de qué manera hacer un evento atractivo para que salga en televisión, un medio que ven en un instante millones de personas. “Deben estar bien enfocados para ser cubiertos por televisiones, pensar en imágenes para medios o bien dar información adicional para que luego pueda montarse un vídeo con esa pieza”. Además de la creatividad, es importante conocer previamente qué van a necesitar los periodistas para que el acto se pueda cubrir y poder salir en los medios. “Mientras que la relación de los directores de comunicación y eventos con los medios ha de ser buena y fluida”, acentúa.

A la hora de dar consejos, Esperanza ofrece una serie de reflexiones, pues establece que organizar un evento puede ser algo parecido a hacer un informativo, donde se necesita “trabajo, pensar en imprevistos, sentido común, conocer nuestras limitaciones, tener en cuenta el presupuesto, y olfato y pasión”. La delegada de Atresmedia también ha contado que en una gestión de crisis es destacado priorizar, improvisar sobre la marcha y sentido común nuevamente. “Ser rápidos en la manera de actuar”.

 

 

María Vives es experta en protocolo, y profesional de la comunicación y las RRPP durante muchos años, y ahora socia de su propia empresa. María aconseja que todo evento tenga un hilo conductor, que se dé importancia a la comida, que la información es poder y que los detalles cuentan. Para María, el protocolo es saber descifrar cualquier imagen y saber quién es quién para, sin conocerlos, darle a cada uno el sitio que le pertenece. En el acto, los alumnos realizaron un ejercicio sobre qué lugar debía ocupar cada personaje relevante en un acto, según marca el protocolo.

Además, resaltó la importancia de la prensa a la hora de asistir a toda clase de eventos, para lo cual, los organizadores deben facilitarles las cosas. “Con las conexiones necesarias para que puedan hacer bien su trabajo”. En este sentido, explicó que prensa, relaciones públicas/protocolo y seguridad deben estar bien conectadas y relacionadas para que todo salga a la perfección. Ello también pasar por cuidar de las marcas, de los logotipos, del espacio y la capacidad. “Es vital que los organizadores conozcan antes el espacio para controlarlo y empatizar con las personas responsables de seguridad”.  

En cuanto a la gestión de una crisis, María resalta que es preciso tener sentido común, mantener la calma, pues debemos transmitirla a los demás, y cuidar del que está detrás de la crisis, porque si no, no van a solucionar el problema. “La gestión de crisis ya es algo organizado y previsto anteriormente, se hacen simulacros, pues es algo que nunca se puede improvisar”, puntualiza.

 

 

Joven pero sobradamente preparada, Anaid Gil es jefa de desarrollo en una multinacional del sector de distribución. En su departamento de recursos humanos debe organizar eventos para sus trabajadores o invitados de forma frecuente. Ha explicado que es vital elegir al mejor equipo para ello, “con capacidades, habilidades, creatividad para aportar ideas nuevas, organización y planificación”. Además, destaca lo importante que es sacar el talento de los demás, “una capacidad con el fin de que las personas estén muy preparadas y lleguen a ser mejor que nosotros. Será siempre nuestro logro”.

Anaid contó varios casos personales que le han llevado a ocupar su puesto actual, así como de qué manera realizar entrevistas satisfactorias y qué mostrar y potenciar de nosotros mismos. Como consejos a los alumnos, responde que, además de la imagen, hacer un buen currículum también es muy importante. “Los detalles, qué poner y qué no, demostrar el talento y si algo no ha salido bien, habla de ello y sobre todo cómo lo hemos solventado”. Para Anaid las competencias y habilidades que se necesitan para organizar el evento son la planificación, las multitareas, la capacidad de influencia y persuasión, la orientación al cliente, resultados, y el trabajo en equipo. Está claro que el factor edad afecta en la toma de decisiones “y la primera imagen es destacable y ello debe tenerse en cuenta para que no les impida a los alumnos en su tomar decisiones”. Para ello, Anaid comenta que se necesita tener amor propio, hacer ver que  controlas las situaciones, seguridad y enfrentarse para aprender.

 

 

Nadia, de Francia, es una de las alumnas coorganizadoras de este evento. “Hemos logrado organizarnos gracias a las nuevas tecnologías como WhatsApp, hemos contactado con cada ponente para saber su biografía, se han hecho carteles, diplomas, realizado un ensayo antes de las jornadas y todo lo hemos compartido entre todos los miembros del equipo”, explica. Nadia hace tres años que trabaja en Barcelona, en el consulado de Francia, y ahora quiere cambiar de sector, “me interesaría organizar eventos deportivos o de turismo de negocio”. La alumna explica que en el Máster está aprendiendo mucho, “me ayuda a desarrollarme como persona, a conocer a gente diversa y a aprender de un país diferente al mío”. 

Los imprevistos en un evento

En un evento los imprevistos están a la orden del día. Los alumnos organizadores de la jornada han podido hacer frente, in situ, a algunos de estos, siempre ajenos a ellos. Y han sabido resolverlos perfectamente, llevando a cabo el evento, sin que nadie se diera cuenta. “Es importante que cada uno asuma un rol y una gestión eficiente de equipo”, explica Carlos Malagón. “El factor decisivo para controlar estos imprevistos ha sido que cada uno sabía lo que hacían el resto de sus compañeros. Todos compartíamos la misma información”. Resalta  Carlos Palau. Mientras que Eduardo Macías comenta que es importante saber que pueden pasar imprevistos, y que lo destacable es tener la capacidad para saber solucionarlos gracias a la unión de equipo.

“Algunos por experiencia, creemos que ya habíamos vivido situaciones parecidas y teníamos un plan B por lo que podría pasar, y hemos salido airosos de ello”, acentúa Pol Amat. “En un evento siempre debemos ir un paso por delante. La información ha de ser compartida con todos y es lo que hemos hecho; anticiparse al problema es la clave”, comenta Marc Asensio. 

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