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5 imprescindibles del protocolo de eventos
09 Julio, 2019

Los eventos de marcas y empresas siempre han sido una potente herramienta de marketing y comunicación, sin embargo en la actualidad hemos sido testigo de cómo su protagonismo crecía de la mano de las redes sociales.

 

La proliferación de estos actos ha hecho que un sector como el del protocolo de eventos cobre más importancia si cabe y es que, los profesionales de este sector velan para que se desarrollen según el programa establecido y se cumplan los requisitos protocolarios definidos.

 

Es cierto que existen diferentes tipos de eventos y cada uno contará con un tipo de protocolo a seguir. Aún así, los profesionales del protocolo de eventos siguen una serie de pasos que deben ser comunes y transversales y que tienen que ver con la organización previa del acto, el desarrollo del evento en sí mismo y después, todo lo relacionado con el post-acto.

 

1. Definir objetivos

 

¿Qué te gustaría conseguir con el evento? ¿Qué buscas comunicar? Desde organizar un acto con prensa para valorar el crecimiento de las ventas hasta presentar un nuevo producto a personas de influencia. Marcar el objetivo determinará no solo qué recursos necesitas, también cuál deberá ser tu público objetivo y el tipo de evento más adecuado para atraerlo.

 

2. El momento adecuado

 

Aunque a priori pueda parecerte algo trivial, elegir el día y la hora de cualquier evento es, junto al lugar, un paso que clave para definir qué protocolo seguir. Y es que los requisitos de un evento de mañana nada tienen que ver con los de uno que se celebra por la noche. Lo mismo ocurre con el espacio, desde salas de conferencias, salones de hotel o zonas de exterior, todos son adecuados para un determinado acto en especial.

En relación con el horario, no queremos cerrar este punto sin mencionar la puntualidad. El evento debe empezar y terminar según lo previsto en el programa, cualquier retraso afectaría a la imagen del mismo.

 

3. El programa, documento maestro

 

No debes dejar nada al azar y la única forma de que no se produzcan errores de última hora es teniendo toda la organización del evento pautada en un programa.

Este documento debe incluir desde los nombres de las personas que van a tener un papel de cierta relevancia en el desarrollo del mismo así como un detalle de los tiempos de todo lo que debe ocurrir. Todo debe fluir según lo pautado y, en caso de improviso, valorar alternativas para que el resto de la organización no se vea afectada.

 

4. Los invitados

 

Por un lado es fundamental que el responsable del protocolo del evento conozca de antemano el público que asistirá el acto. Por un lado, porque así se pueden adaptar los elementos –desde las invitaciones hasta la disposición de las mesas– a sus circunstancias.

Por lo que se refiere al día del evento, deberás tener en cuenta que alguien debe estar presente antes de que comience el acto para recibir a los invitados. El tiempo prudencia es de entre 30 – 45 minutos antes de que todo empiece. Esta persona será la encargada de darles la bienvenida,  acompañarlos a su sitio, entregar el material necesario para seguir el evento y resolver cualquier duda que pueda surgir.

 

 

5. El post-acto

 

Cuando todo ha finalizado, la tarea del organizador del evento es hacer el “cierre” del evento. Esto pasa por comunicar que el evento ha tenido lugar. Esto se puede hacer de forma privada o pública. En el primer caso, se redactará un acta con las conclusiones y que se enviará a todos los participantes del mismo. Esta puede ir también acompañada de una nota de agradecimiento.

En el segundo caso, se enviará una nota de prensa a medios de comunicación de interés para que se hagan eco de la noticia.

 

Además, el post-acto debe incluir también un análisis del evento que recoja los resultados del mismo a nivel de volumen de asistentes, repercusión mediática, conclusiones generales…

 

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