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Olga Rojas, Banqueting & Events Coordinador de Hotel Novotel Madrid Center: “La formación de un organizador de eventos es fundamental para saber organizar y satisfacer las necesidades del cliente”

Jueves, Diciembre 15, 2016


 

El Campus de Madrid de Ostelea ha acogido una nueva ponencia perteneciente al Ciclo de Management. En esta ocasión, la charla se ha centrado en “el arte de organizar” de la mano de Olga Rojas, Banqueting & Events Coordinator del Hotel Novotel Madrid Center, con el objetivo de “acercar a los alumnos al mundo de la hotelería y, concretamente, al segmento MICE, el arte de organizar”, según nos cuenta la propia Olga Rojas en la siguiente entrevista.

Durante la ponencia, la invitada Olga Rojas, coordinadora de eventos para Novotel Madrid Center, realizó al inicio un pequeño inciso acerca de la ecosostenibilidad hotelera a través del programa Planet 21, al que pertenece Novotel. Hasta con la decoración compuesta con una pérgola de vidrio y elementos que evocan a la naturaleza, el hotel refleja su implicación con los 21 compromisos del programa, divididos en siete áreas (personas, comunidad local, recursos, diversidad, abastecimiento de agua, energía y residuos).

La cadena hotelera francesa cuenta con el Novotel Madrid Center como buque insignia en la capital española: se trata del hotel más grande del mundo para Novotel. Consta de 790 habitaciones disponibles para sus huéspedes, donde dominan la elegancia, la modernidad y la tecnología, y 2.500 metros cuadrados, divididos en 23 espacios o salones, y dedicados a la celebración de eventos, congresos y convenciones. Hablamos con Olga Rojas para conocer más del proceso de la organización de un evento en Novotel.

 

Centrándonos en tu papel de coordinadora de eventos para Novotel, ¿qué tipo de eventos ha acogido el hotel durante este 2016? ¿Cuántas personas se pueden reunir en sus salas?

Principalmente los eventos que hemos acogido han sido del sector farmacéutico hasta 700 personas. La tendencia de eventos durante 2016 es comenzar todos los asistentes reunidos en la sala plenaria y, a medida que va avanzando el congreso, se van segmentando por delegaciones en diferentes breakouts. Al finalizar el congreso se reúnen como al inicio.

 

En el proceso de la organización de un evento, ¿qué momentos señalarías como claves para lograr el éxito?

Los momentos claves para la organización de un evento son el cierre de la contratación y la preparación de Banquet Event Order (Orden de servicio de Eventos) y Group Reservation Sheet (Habitaciones). Ambos pasos son hitos fundamentales en la preparación de eventos ya que incluyen toda la información: tarifas, horarios, personas y menús.

 

En tu última visita a Ostelea por la Talent Tourism Week hablaste de la importancia de la tecnología, ¿cómo se está adaptando Novotel a la misma? ¿Cuál es la tendencia que sigue actualmente?

En la pasada ponencia en Barcelona durante el mes de marzo, hablé de la importancia de la tecnología en el mundo de eventos. Hoy en día trabajamos con eventos híbridos; videomapping y telepresencia con WIFI de alta potencia son las tendencias actuales en las que estamos trabajando.

 

Muchos de los alumnos de Ostelea que asistieron a tu ponencia pertenecían al Máster en Organización de Eventos, Protocolo y Turismo de Negocio (MICE). ¿Qué requisitos indispensables debe tener un profesional que quiera dedicarse a la organización y coordinación de eventos?

Los requisitos indispensables que debe tener un profesional en el mundo de los eventos son pasión, entusiasmo, capacidad de negociación, proactividad, creatividad y resolutividad.

 

¿Existe la posibilidad de realizar prácticas o disponéis de ofertas vacantes para aquellos que puedan estar interesados? Más allá, ¿por qué recomendarías a nuestros alumnos del MICE trabajar en Novotel?

Sí existe la posibilidad de realizar prácticas en Novotel Madrid Center. Recomendaría nuestro hotel ya que las oportunidades de aprendizaje y desarrollo profesional son muy amplias.

 

Finalmente, desde tu punto de vista, ¿qué papel juega hoy en día la formación de un organizador de eventos? ¿Observas una mayor “profesionalización”?

Considero que la formación de un organizador de eventos es fundamental para dotar de conocimientos y, sobre todo, saber organizar y satisfacer las necesidades del cliente.

Hoy en día considero que hay una mayor profesionalización con la implementación de CRM, que ha sido fundamental para conseguir optimización en procesos.

 

Ostelea