Cómo organizar un evento exitoso paso a paso | Ostelea

Los pasos clave para poder organizar y planificar un evento es saber muy bien de qué tipo de evento se trata y qué objetivos se quieren conseguir: en un evento benéfico, en un evento ferial, en una fiesta, en una boda, en una inauguración de un bar, restaurante, negocio, galería de arte, tienda entre una lista sin fin.

Organizar un evento no es fácil, ya que hay que tener muchos factores en cuenta, por eso, en el siguiente artículo queremos simplificar las acciones que se requieren para hacer que nuestro evento sea todo un éxito y perdure en la memoria durante mucho tiempo.

Pasos para organizar un evento

En este primer punto, estamos hablando del concepto del evento, para estar seguros de que tenemos clara la temática, vamos a indagar en ella contestando a seis preguntas clave de: dónde, cuándo, cómo, qué, por qué y a quién.

¿Qué les vas a ofrecer?

El qué hace referencia a la parte más conceptual del evento, es decir, el tipo de evento que deseamos realizar. En este punto no se puede olvidar en hacer mención a los objetivos que queremos conseguir, por ello es muy recomendable hacer una lista lo más detallada posible sobre los objetivos que se quieran cumplir.

¿Dónde tendrá lugar el evento?

Tener una idea del lugar donde se va a celebrar el evento es clave. Es decir, si se celebra en un espacio cerrado, abierto u al aire libre. Las dimensiones del lugar deben de ser tomadas en cuenta según el volumen de personas y si se necesita espacio para los distintos medios de automóviles. Otros aspectos a tener en consideración respecto al lugar son la localización, medios de transporte cerca, fácil acceso, aseos, electricidad, agua, luz, entre otras.

¿Cuándo se realizará?

Cuándo se va a celebrar el evento, es otro aspecto a tener muy en cuenta, ya que en este caso vamos en función de la estación elegida y horario establecido. Para cualquier posible cambio, o factor adverso, es importante contar con un plan de contingencia, no estaría de más programar el evento a elegir entre dos o tres fechas como máximo.

¿Qué queremos lograr?

La respuesta a esta pregunta es en relación a los objetivos que queremos conseguir. ¿Por qué vamos a poner este tipo de música y no otra? Aunque a priori este punto pueda parecer irrelevante es muy recomendable hacerlo ya que evidencia cuáles son los principales objetivos a alcanzar y nos da pistas sobre cómo conseguirlos.

¿Cómo se va a celebrar?

Es conveniente conocer el número de personas que van a formar parte de la organización del evento. En este punto se deberá de realizar una planificación de las personas que forman el equipo y tareas que van a realizar cada una de ellas. Es muy recomendable en este paso tener una lista lo más precisa y detallada posible sobre el material que se va a necesitar para llevar a cabo el evento: Música, comida, decoración carteles de propaganda, Sponsors (este último requiere de un apartado individual, por su complejidad).

¿A quién va dirigido?

Por último, esta pregunta va en relación al público objetivo que va a participar en el evento. No hay que excluir en este campo a los social media y/u otro tipo de canal de comunicación por el cual queremos dar a conocer nuestro evento.

¿Qué debemos tener en cuenta durante el evento?

La organización de un evento parece una tarea fácil, pero una vez dentro de la planificación, si no se tiene un orden y una logística minuciosamente detallada, sincronizada, el concepto de organización deja de subsistir dejando al azar los contratiempos que suelen surgir en cualquier evento. La importancia de una buena organización recae en cubrir cualquier adversidad que pueda tener el evento. Otro aspecto de suma importancia dentro de la organización es que todo tiene que estar coordinado y relacionado con el presupuesto previamente establecido. 

Los aspectos más importantes a tener en cuenta

Mientras dure el evento es de gran importancia mantener en todo momento un control, supervisión, timing de cada una de las tareas que se van a llevar a cabo. En esta lista de organización no podrá faltar la fecha del evento, la hora prevista de llegada de los invitados, hora de salida, a qué hora se va a servir la comida, las bebidas (duración del tiempo de cada actividad), la llegada del invitado o invitados de honor (Se les va a recibir de forma distinta, va haber prensa, entrevistas, duración de las entrevistas, duración del discurso, éstos se van a quedar durante todo el evento, si, no…).

Saber la cuantía de participantes en la organización eventos

El número de voluntarios que va a tener el evento, el tiempo de descanso, quién va a dar la bienvenida, la despedida, aparca-coches, luces, la música. Como más meticulosa sea la lista de quehaceres en relación a la persona y evento, éste estará más cerca de ser todo un éxito antes que un fracaso.

Pequeños trucos para que el evento sea todo un éxito

Otro elemento vital dentro de la organización es tener un bolso con las típicas herramientas de (cinta adhesiva, tijeras, aguja, hilo, pinzas, imperdibles, clips, pegamento instantáneo, bolígrafos, fluorescentes, destornillador...). Tener esto a mano puede solventar cualquier rotura que pueda haber sufrido la decoración.

Cuando se sabe cuándo el evento ha sido exitoso

No hay que olvidar que cualquier organizador de eventos también tiene que gozar de dicha celebración. Si el organizador /organizadores disfrutan del evento es símbolo de que éste ha sido TODO UN ÉXITO. 

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