¿Qué es el PMS de un hotel y para qué sirve?

PMS (Property Management System), es un sistema de gestión, principalmente enfocado a los alojamientos turísticos. Este sistema, tradicionalmente, estaba orientado en las gestiones referentes a la atención al público: recepción, check-in, check-out, disponibilidad de habitaciones del hotel, precio de habitación por temporada, precio según número de personas, reserva y tarifas para grupos entre otras.

En la actualidad los PMS son unas herramientas fundamentales para llevar con éxito cualquier empresa hotelera porque son un Sistema de Gestión Integral. Simplifican, unen, enlazan todas aquellas operaciones referentes al cliente con los distintos departamentos que forman el hotel.

En este artículo haremos hincapié en las principales funciones de un Property System Management y pondremos de manifiesto algunos sistemas de gestión de más índole.

Principales funciones de los PMS

Sus funciones radican no sólo en simplificar la relación entre huésped y alojamiento sino en ayudar a mejorar la rentabilidad del hotel ofreciendo estrategias de optimización, ventaja competitiva, como ser más sostenibles.

Sus principales funciones se basan en:

• Ayudar a maximizar la rentabilidad de la empresa
• Ayudar a perfeccionar la experiencia con el cliente
• Ayudar a afinar la RevPAR y la ocupación 
• Ayudar a tener una marca de éxito
• Ayudar a obtener la rficiencia y eficacia operativa.

Ayudar a la Maximización-Rentabilidad de la Empresa

Los PMS transforman una gran cuantía de datos en información de gran valor. Esta información facilita la labor en la toma de decisiones para que sean más precisas, eficaces, ajustadas para conseguir con éxito los objetivos y logros a alcanzar. Suministra valiosos datos en conocer las preferencias de los consumidores, nuevas tendencias, nuevas páginas web de comunicación. Qué aspectos de la empresa necesita mejorar, dónde hay un “gap”.

Los PMS ayudan a encontrar los puntos clave de éxito, de error, de indiferencia y con la información detallada, el objetivo claro y una buena estrategia, el éxito está asegurado.

Ayudar a Perfeccionar la Experiencia con el cliente

Los PMS trabajan bajo la premisa de integración de sistemas. La integración de sistemas facilita que todo el personal de la empresa tenga acceso a los mismos datos. Las nuevas tecnologías juegan un papel muy importante ya que permiten tener acceso a los datos por parte de los trabajadores, clientes, proveedores, desde cualquier dispositivo, móviles, tablets, relojes inteligentes, entre otros.

Ayudar a Afinar la RevPAR y la ocupación.

Los PMS permiten la comunicación entre distintos canales de comunicación, distribución del producto y/o servicio.

Estos sistemas gestionan a tiempo real, de forma simultánea y con las mejores tarifas, toda la comunicación entre los distintos canales existentes de reservas que tiene la empresa. Hablamos de centralización de datos entre agencias de viajes, alquileres de coches, otras plataformas online (Expedia, Tripadvisor…) 

Ayudar a Tener una marca de Éxito      

La marca está relacionada en la manera como ésta interactúa con los clientes, es decir: en su fidelización, en la manera que tiene la empresa en ofrecer una experiencia, trato personalizado a cada uno de los clientes, conocer sus preferencias, alergias entre otros.

Ayudar a Obtener la Eficiencia y Eficacia operativa.

Los PMS, no sólo manejan datos de clientes, también ayudan a los hoteles a gestionar los eventos, reuniones, conferencias que en ellos generalmente se organizaban.

Los PMS, en la gestión de eventos, juegan un papel crucial ya que ayudan a minimizar costes, ayudan a que todos los equipos puedan trabajar juntos, unidos, compartiendo datos informativos como el inventario, el número de personas que van a venir al evento, el plan organizativo e incluso las oportunidades entre otros.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de instalar un PMS

A la hora de seleccionar un sistema de gestión PMS, los factores que se deben tener en cuenta son según las necesidades que se requieren en función:

Al tamaño del hotel (número de habitaciones, departamentos que tiene la empresa hotelera, el número de servicios que ofrece) las necesidades a cubrir, la categoría del hotel, dónde se quiere llegar, el precio entre otros.

1. El tamaño del hotel

No es lo mismo un hotel familiar que una cadena de hoteles. Según su tamaño, las necesidades, los servicios, el número de habitaciones, el número de departamentos serán mayores, y cuanta más gente hay trabajando más compleja se hacen las operaciones. Los PMS simplifican  la organización del departamento house-keeping, favorecen el tiempo que se requiere en hacer check-in, check-out,  minimizan  el tiempo de espera, ayudan en la gestión de los comensales en restaurante y conocer el número de personas alérgenas, número de niños para organizar el miniclub y las actividades.

2. La categoría del hotel

La categoría del hotel, al marcar unas expectativas superiores hacia el cliente, también marcará el tipo de PMS.  Los servicios que tienen en general todos los hoteles de 5 estrellas, son piscina, bar en el exterior, terraza, patio… Estos servicios requieren de un PMS que les permita controlar el inventario que tienen, y saber cuánto necesitan, a parte de estar interconectados con los demás departamentos.

3. El precio

No todos los PMS valen igual. Dependiendo de si se quieren incluir dispositivos móviles, tabletas, relojes inteligentes… éstos tendrán un precio u otro. El precio variará según la cobertura, la capacidad en GB de almacenamiento de datos en la nube, número de departamentos integrados, número de empresas...

4. La cobertura

La cobertura se determinará en función de cuántos departamentos estarán conectados entre sí, personal, agencias de viajes, líneas áreas, servicio de alquiler de coches, transporte… tanto a nivel local, nacional y/o internacional.  Cuantos más agentes involucrados haya, mejor será el servicio, atención al cliente y fidelización.

Los Sistemas PMS más utilizados

Los sistemas de PMS más utilizados son:

• Acigrup
• Amsystem
• Cloudbeds
• GroupHotel
• Hotel Manager
• Opera (Oracle)
• Room Racoon

Los PMS son la solución tecnológica para la optimización de gestión hotelera.  Si te apasiona el mundo tecnológico, la gestión hotelera, el Revenue Management, los PMS, en Ostelea te damos la mejor formación. Entra e infórmate sobre el Máster en Dirección Hotelera.