Conoce cómo funciona el check in y check out express

La tecnología hotelera ha evolucionado a la par que las exigencias, hábitos y preferencias de los viajeros. Uno de los procesos de automatización que se ha convertido en una tendencia hotelera y que más ha aportado a la experiencia del huésped tanto en el momento de la entrada como en el de la salida del hotel es el check in express y el check out express. Dos pasos que en el pasado eran sumamente engorrosos para los clientes han pasado a convertirse en tareas que se completan en sencillos pasos.

Automatizar el proceso de entrada y de salida reporta beneficios para ambas partes y, en un contexto en el que la higiene y la seguridad han cobrado mucha más relevancia a raíz de la pandemia por el COVID-19, este tipo de sistemas de registro posicionan a cualquier hotel no solo como tecnológico, sino también como un establecimiento seguro.

Pero, más allá del riesgo de contagio (que también debemos tener en cuenta), el check in y check out express en hoteles reporta muchas más ventajas: nuestros empleados ganan tiempo que pueden dedicar a otras tareas que sí aportan valor al negocio, mientras que nuestros clientes no pierden minutos haciendo una cola interminable mientras esperan a que el resto de los huéspedes se registren.

Por otro lado, implementar sistemas tecnológicos que facilitan el check in express en hoteles y el check out nos permite recabar de manera mucho más eficiente datos de los clientes que más adelante nos servirán para fidelizarlos.

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¿Qué es el check in y el check out express?

El check in y el check out son dos de los procedimientos más importantes de cualquier establecimiento hotelero. El primero hace referencia a la entrada del huésped por primera vez en el hotel. En este momento es cuando se toman los datos del cliente para enviar a las autoridades y cuando se le ofrece al huésped toda la información que pudiera necesitar para tener una estancia excepcional.

Además de la asignación de la habitación, durante el check in al huésped se le explica sobre las instalaciones y servicios que ofrece el hotel.

El check out es todo lo contrario y sucede cuando el cliente se dispone a abandonar el hotel en el horario previamente pactado. En este momento se hace la entrega de llaves y se liquida cualquier cargo pendiente vinculado a su estancia.

¿Qué significa entonces que sea “express” o inmediato? Pues a diferencia del método convencional para registrar la entrada y salida de un huésped, el check in y check out express lo que ofrecen es un sistema de registro online mucho más sencillo.

Ahora bien, ¿eliminan estas alternativas por completo el factor humano de las recepciones? ¡Afortunadamente, no! En la hostelería, la calidez y el trato personal y cercano es fundamental para garantizar una buena experiencia. Si bien es cierto que la tecnología agrega valor al sector, una sonrisa, un “buenos días” o un “en qué puedo ayudarte” jamás podrán ser reemplazados por aplicaciones móviles.

Otra cuestión que debemos tener muy en cuenta es que existen distintos métodos para realizar el check in y check out express en hoteles y de ello dependerá que el cliente tenga que pasar por la recepción, aunque previamente haya llevado a cabo su registro. A continuación, te explicamos algunas de las modalidades más comunes.

Sistemas digitales para hacer el check in y el check out express en hoteles

Para optimizar estos procesos, grandes cadenas hoteleras y pequeños y medianos establecimientos turísticos han ido incorporando en los últimos años distintas soluciones. ¡Repasemos algunas de las más conocidas!

Las máquinas de auto registro en las recepciones de los hoteles

En la mayoría de los casos se implementan para que el huésped no tenga que pasar por la recepción. Gracias a estas especies de kioscos que hacen las veces de recepcionistas, el huésped puede localizar su reserva, elegir una habitación, registrar sus datos (incluyendo una fotografía por temas de seguridad) y recibir la llave tras el pago si este no se ha efectuado con anterioridad.

Check in en línea o pre check in.

Es una de las formas más convencionales del check in express, ya que no elimina por completo el paso del cliente por la recepción, pero sí agiliza considerablemente el proceso. En estos casos, el cliente puede registrarse a través de un enlace que le hará llegar el hotel o a través de una plataforma externa.

La idea es que el huésped pueda completar sus datos de manera rápida y cómoda. A su llegada al hotel solo tendría que mostrar en la recepción su documento de identidad para comprobar que todos los datos de ingreso son correctos.

Apps para registro de viajeros.

Las Apps son opciones mucho más asequibles e igual de efectivas para registrar la entrada y salida de un huésped. Permiten realizar la reserva, hacer un registro previo y acceder a otros servicios adicionales que el hotel pone a disposición de sus clientes.

Las aplicaciones móviles tampoco eliminan del todo el contacto humano, pero agilizan de manera significativa todo el proceso de registro tanto a la entrada como a la salida del hotel.

¿Cuándo hacer el check in y el check out express?

Los horarios de check in y check out sean express o no, se establecen según la operativa y normativa interna de cada alojamiento, pero, por norma general lo habitual es que el check in se haga entre las 14:00 y 15:00 horas y el check out a las 12:00 horas.

Que el hotel disponga de recursos tecnológicos para agilizar estos procesos no significa que la hora de entrar o salir del establecimiento sea distinta, pero lo que sí está claro es que una vez dentro del hotel, con un registro express ganamos mucho más tiempo para disfrutar de nuestra estancia.

Ahorrar tiempo en colas, evitar aglomeraciones, mejorar la experiencia y bienvenida del cliente, estas y otras ventajas supone implementar en un hotel procesos automáticos de check in y check out. ¿Qué opinas? ¿Conocías algunas de estas alternativas?