¿Cómo organizar un evento digital? 5 Pasos para que tu evento sea un éxito

En la actualidad y debido a la situación de pandemia de La Covid19, los grandes eventos a nivel mundial se están organizando online. Cómo llevar a cabo un evento digital de grandes dimensiones y/o pequeñas y que éste tenga éxito, lo vamos a descubrir en este artículo.

Pasos para organizar un evento online

Como cualquier organización de un evento, éste requiere de un proceso de realización y este proceso lo hemos dividido en 5 etapas:

1. Planificación del evento digital

Si la planificación de un evento sin pandemias es compleja, a la hora de hacerlo online, este proceso se complica un poco más porque este evento para que tenga éxito es muy importante que sea diferente, original y lo más innovador posible.

Para lograr el éxito, la metodología y la planificación del evento digital tienen que estar realizados, minuciosamente detallados y con la distribución adecuada de cada una de las funciones que hará cada persona del equipo. Todas las personas del equipo estarán informadas de la temática del evento, los objetivos y lo que deberemos de hacer para que este alcance los logros que nos hemos marcado.

2. Realización de la logística

En la actualidad existen varias plataformas que se usan para llevar a cabo eventos de pequeño formato como Skype, Meet, Microsoft Teams, entre otros. Para eventos más grandes se pueden utilizar plataformas como Zoom, Pathable, Beamian que por su software y por medio de distintos dispositivos inteligentes, el público podrá participar de forma simultánea o no al evento con éxito. En la realización de la logística, estudiaremos, analizaremos, el tipo de plataformas existentes para llevar a cabo nuestro evento.

La realización de la logística se deberá centrar y enfocar en el diseño que tendrá el evento. El diseño metodológico del evento dependerá de los contenidos y actividades que queremos realizar. Esto dependerá de conocer la temática que más interese a nuestro público, el tiempo que durará la participación del conferenciante o conferenciantes, tiempo de hacer preguntas, videos, música…

También es importante destacar en esta parte si los participantes pueden trabajar de forma conjunta o individual, tener en cuenta los recursos tecnológicos que se van a necesitar, el grado de conocimiento de los participantes y el grado de interés referente al tipo de áreas que quieren aprender, practicar, mejorar, conocer entre otros.

Por último, hay que recalcar que la realización de la logística se tendrá que llevar a cabo en base al presupuesto que tengamos.

 3. Conocer bien el público objetivo

Conocer bien el público objetivo que queremos que participe en el evento es primordial para saber cómo dar a conocer nuestro evento. Este aspecto hace referencia a cómo será el mensaje que vamos a lanzar, el formato, el tipo de plataformas, medios a utilizar (videos, audios, imágenes…).

Hay dos tipos de público objetivo: el interno y el externo. Si nuestro evento va a un público interno, el mensaje puede ser comunicado usando las propias plataformas digitales de la empresa (emails organización, plataformas internas como el slack, entre otras plataformas colaborativas).

Si nuestro público es externo nos podemos centrar más en plataformas como el Whatsapp, Facebook, Youtube, Instagram e incluso y teniendo en cuenta el presupuesto, podemos crear nuestra propia App para dar a conocer y llevar a cabo el evento.

4. Ejecución del evento virtual

Es recomendable, tener un listado de las distintas actividades que se van a realizar, y cuáles van a ser las normas, reglas del juego para llevar a cabo una buena ejecución del evento digital. Por ejemplo, en el caso de un conferenciante/s es importante destacar, qué deberá hacer el público si tiene preguntas, el lenguaje a utilizar, cuál será el orden de preguntas, y cómo se podrá conocer.

También requiere prestar atención a la forma en que se va a entrar en participar en el evento, tipo de contraseña, mensajería online, WhatsApp, código QR, Kahoot, entre otros. En este punto estudiaremos también los planes de contingencia para que no haya interrupciones, ni cortes, y, si los hubiera, tener otro enlace para que el evento no se viera afectado.

5. Evaluación del evento digital

Para una correcta evaluación del evento online, en saber si hemos cumplido con los objetivos o no, hay que tener una lista actualizada de todos los asistentes del evento.  Esta lista nos servirá para recopilar datos sobre el grado de satisfacción, aspectos a mejorar, eliminar, rectificar del evento en cuestión.

Además, esta lista con nombre y email nos servirá para darles la bienvenida al evento, despedida y agradecimiento por la participación. La fidelización de los asistentes en los eventos digitales es una parte clave si queremos dedicarnos a la organización de eventos digitales.

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