Blog turismo 27.05.2020 Nuevos formatos de eventos para destacar en MICE Organización de Eventos En el contexto de la crisis sanitaria han surgido nuevos formatos de eventos que han llegado para quedarse proporcionando, además, nuevas formas de acometer el sector de eventos, protocolo y turismo de negocios. En los últimos meses y propiciado en buena medida por las restricciones a la movilidad o el teletrabajo, los eventos y reuniones online se han generalizado. El turismo de negocios generaba a finales el año pasado 20.000 millones de euros cada año y contaba con un crecimiento de entre el 2 y el 3 % anual, según datos de la Asociación Ibérica de Viajes de Negocio (Hosteltur). Los cuatro dígitos confirman la buena salud de un sector que vive un momento idóneo en España y que ofrece muchas oportunidades de promoción y desarrollo profesional. Desde la declaración de la cuarentena, ha tenido lugar un buen número de reuniones online surgidas como alternativa de la cancelación del primero de la serie, el Mobile World Congress en Barcelona. Desde entonces, los encuentros se han anulado, aplazado o celebrado de forma telemática, con nuevos soportes en streaming y video conferencia que se han convertido en la alternativa a la reunión en espacios físicos, ya sean ferias, congresos o salones. Las marcas y empresas planean realizar presentaciones de productos en streaming y organizar ferias virtuales como la del Ensanyament y Futura organizada por Fira de Barcelona. El director general, Constantí Serrallonga, reconoce que “el mundo virtual no puede superar el dinamismo que se genera al juntar todo un ecosistema en un salón durante tres días, pero abre oportunidades que permiten llegar a audiencias globales y multiplicar la audiencia”.También las plataformas para eventos virtuales Hopin y Run The World han incrementado las cifras de nuevos organizadores en su lista de espera. Las dos plataformas se han propuesto redefinir la industria de los eventos en un escenario insostenible para el planeta. Para ello, trabajan replicando las ventajas de las reuniones y eventos MICE potenciando el incremento en las ventas y sin necesidad del contacto físico. (Fuente Cinco Días) Eventos físicos & eventos online Es innegable que son todos estos modelos útiles para la promoción, creación, actualización y debate, la proliferación de todos ellos es signo positivo de una profesión que se rehúsa a permanecer de brazos cruzados ante una crisis. Sin embargo, conviene preguntarse: ¿son los eventos virtuales, tal como los conocemos, dignos sustitutos de las experiencias únicas que desean vivir profesionales, trabajadores y usuarios? Recientemente, en un webinar organizado por la Comunidad Tourism Leaders Lobby titulado MICE, el gran reto, del cual participaron Jordi Montserrat y Jacqueline Ruiz, la consultora y especialista en experiencia del usuario de eventos, Ángeles Moreno explicó que las experiencias virtuales son la solución durante la coyuntura de restricción de la movilidad. No obstante recalcó que estas deben ser bien diseñadas y enfocadas en la audiencia, de lo contrario, la desconexión o abandono queda a la orden del día y advirtió: “La tecnología (en la gestión de eventos virtuales) es maravillosa, pero bien empleada, porque al final los eventos van de humanos”. Dutante el debate, los tres expertos proponen reinventar el sector con modelos sostenibles y a medida que se flexibilicen las restricciones, ven la posible hibridación de eventos presenciales y digitales y el trabajo con aforos pequeños en el caso de los primeros. Sostienen que es la era idónea para el cambio. También, se atrevieron a augurar a título de los usuarios finales una tendencia de interés por actividades y viajes de bienestar, y recalcaron la firme certeza en la necesidad de comunicar la realidad de las garantías que puede ofrecer España como marca país en el aspecto de la salud de cada uno de los viajeros. Por si fuera poco, no descartan la creación de nuevas figuras o empleos en el sector MICE. Nuevos soportes en MICE Ferias y congresos trabajan para proporcionar una idónea experiencia de usuario a los asistentes a estos encuentros que han dejado de lado el contacto humano para establecer nuevas relaciones como los formatos híbridos, las citas celebradas totalmente online (con nuevos soportes tecnológicos como la realidad aumentada o la virtualización) y los encuentros que tienen lugar en grupos reducidos. Con la mirada puesta en nuevas convocatorias como la Valmont Barcelona Bridal Fashion en el mes de septiembre, el sector MICE acoge con buenos ojos un formato híbrido que combina los espacios físicos con las plataformas digitales. En este caso y atendiendo a las exigencias autoridades sanitarias, los desfiles de los diseñadores se retransmitirán virtualmente. En este caso parece más sencillo organizar el evento en streaming, aunque es resulta más difícil cuando de lo que se trata es de mostrar y degustar el producto. Es el caso de encuentros como Alimentaria, el gran salón de la alimentación. En este caso, los organizadores replantean aspectos como el diseño de los stands y del conjunto del espacio ferial, crear pasillos más anchos y una nueva distribución para dirigir de manera más eficiente los flujos de visitantes. También se estudia cada detalle. Por ejemplo, el proceso de recogida de las acreditaciones por el que pasa cada persona que accede a un congreso profesional puede sustituirse por un acceso digital desde los teléfonos móviles. Las nuevas citas feriales que se organizar a nivel internacional adaptarán sus modelos, fechas y organigramas a las exigencias de las autoridades sanitarias y el perfil de público al que se dirigen. Parece un poco lejana la llegada del turista internacional. “Debemos hacer de motor económico y dar apoyo a las empresas en un momento de gran complejidad”, apunta Serralonga, que recuerda que “si hay ferias, hay hoteles llenos, desplazamientos en avión, mesas reservadas en restaurantes... además de la cadena de valor del propio congreso” (La Vanguardia). Eventos híbridos “Eventos híbridos” ha sido el título de la sesión online organizada en por los estudiantes del MICE en Ostelea Tourism Management Shool. Paula Gómez-Roldán, Directora de comunicación y Marketing digital en EDT Eventos, Rosa G., Meeting Architect at Kenes Group, Rosa Reñones, Protocol, Corporate, Communication and Senior Events Advisor, y Nicolas Cubelli Creativo, Productor, regidor y director de puesta en escena de eventos han compartido su experiencia en el desarrollo de este tipo de eventos. Paula Gómez ha explicado la importancia que tiene la tecnología para diseñar una nueva narrativa desde un planteamiento diferenciado, también aconseja recurrir a la creatividad y al pensamiento fuera de la caja. Experta en diseñar eventos empresariales, Rosa Reñones ha mencionado la importancia que tienen las guías y los protocolos de sanidad para organizar encuentros con marcas. También ha destacado que es fundamental informar a los implicados en los nuevas acciones que se han implementado para garantizar el éxito del evento. Por su parte, Nicolás Cubelli relaciona eventos con herramientas de venta y anima a pararse a pensar antes de implementar cualquier iniciativa, teniendo en cuenta aspectos como el cliente y la rentabilidad. La experta en la implementación de eventos híbridos en Kenes Group ha diferenciado entre distintas posibilidades de citas virtuales y ha puesto el foco en la comunicación bidireccional y la interacción. Finalmente, durante el debate, los asistentes pusieron el foco en definir bien al público al que van dirigidos esos eventos y qué tipo de relaciones han de establecerse para conseguir con éxito el objetivo final del encuentro: la venta o los nuevos contactos Desarrollar nuevos formatos en MICE El contexto actual contribuye a formar los primeros bosquejos mentales, pero no hay modelos definitivos a futuro pues estos han de irse construyendo poco a poco. El sector de eventos, protocolo y turismo de negocios abre muchas oportunidades profesionales a los estudiantes de turismo. Ahora más que nunca la tecnología es un aliado para el MICE y hay que formarse y estar al día de lo que surja. También es importante acotar un presupuesto, ajustarse a él y utilizar la creatividad para mejorar la experiencia y desarrollar nuevas escenografías y relaciones que atraigan a un cliente que en el online resulta bastante más difícil de fidelizar. Gracias a la gestión de eventos MICE en Madrid y Barcelona, España en general se ha posicionado como referente internacional del sector. Y aunque convencer a los nacionales a la aventura de redescubrir sus ciudades no es imposible, la tarea obligatoriamente pasa por crear nuevas dinámicas para goce de nacionales en cualquier región ibérica. De hecho, según Agentravel, Barcelona se mantiene cuarta del ranking de congresos ICCA: la capital catalana lleva 20 años en el top 5 del ranking –la única ciudad española que lo consigue– y es la primera ciudad no capital de estado posicionada entre las diez primeras. La nueva realidad abre un mundo de posibilidades en emprendimiento o intraemprendimiento para los planners, también para las organizadoras y consultoras existentes para dar vida a nuevos formatos que satisfagan las necesidades emergentes que tendrán los turistas de negocios tras el levantamiento del confinamiento. Algunas pistas al respecto pueden surgir de los siguientes elementos a considerar: Una myor experimentación con la realidad aumentada puede marcar la diferencia en la forma en la que los viajeros conocen los diferentes destinos. Es preciso adecuar los eventos digitales a las audiencias: apostar por plataformas dinámicas o imaginarlas desde la gamificación y crearlas a partir de ahí. Se debe aprovechar el interés de los usuarios por el bleissure y las bondades del turismo rural para ofrecer espacios abiertos que provean mayor sensación de bienestar físico. Las recomendaciones sanitarias e higiénicas deben primar en la planificación de cualquier evento en el que uno de los principales objetivos debe ser salvaguardar la salud de los participantes. La rentabilidad de los eventos virtuales para los stakeholders debe ser considerada en todo momento. También es una vía de financiación interesante incorporar publicidad en los eventos para que sean menos costosos e involucren a mayor número de actores. Es necesario definir y acotar de forma previa la duración de cada evento para que se ajuste a los objetivos con los que este ha sido planteado. Prima analizar cuantitiva y cualitivamente los eventos gestados en los ambientes digitales durante la pandemia para descubrir mejoras y necesidades subyacentes de los usuarios al sondear opiniones directas de los usuarios. Los nuevos soportes rompen los espacios geográficos y facilitan la cercanía en el tiempo, con el desarrollo de relaciones más inmediatas y directas. Si has leído hasta aquí, habrás notado que el MICE es un área profesional con mucho trabajo por hacer y muchas posibilidades en el futuro. Si te estás planteando estudiar un Máster en Organización de Eventos, Protocolo y Turismo de Negocios en Barcelona o Madrid, en Ostelea Tourism Management School formamos a los futuros managers del sector turístico desde la excelencia académica y la formación de calidad. Nuestro equipo docente dispone de experiencia profesional en el sector y está en contacto directo con la industria MICE para adelantar a los estudiantes a los cambios que se produzcan en los entornos VUCA con soluciones diferenciadas y muchas posibilidades de recorrido y promoción profesional. El turismo de negocios aguarda por profesionales que pongan ideas frescas sobre la mesa y creen nuevos formatos para marcar tendencia en MICE (Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exhibiciones, por sus siglas en inglés) ahora, cuando finalice la emergencia sanitaria y a futuro. El talento es bienvenido en el sector turístico y la profesionalización en la industria MICE es un valor que diferencia a los profesionales y aporta valor al mercado. Un negocio que, en definitiva, se realiza por personas y va dirigido, en definitiva, a las personas. 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