Retos en organización de eventos

El 2020 ha puesto en jaque a una de las industrias que más se basa en la presencia de las personas y el contacto humano, el turismo de negocios, eventos y reuniones.

La crisis sanitaria ha influido en la organización de los eventos, que se han transformado para implementar nuevas formas de organización con protocolos sanitarios y distanciamiento social. Pero también han surgido nueas oportunidades con las opciones de streaming y las reuniones virtuales. Los eventos híbridos y los seminarios online son una realidad que ha llegado para quedarse. Aunque todos esperamos que en el menor tiempo posible se puedan retomar las ferias y cogresos presenciales, siempre que se tengan en cuenta los requisitos higiénico sanitarios.

Ante esta situación, han surgido nuevas tendencias en la planificación de eventos que proponen hacer frente a esta crisis, renovar el sector y asentar las bases para planificar los eventos del futuro, mucho más versátiles y con la capacidad de afrontar futuras crisis de manera más sencilla. Como veremos a continuación, algunas de estas últimas tendencias se han desarrollado como medida para garantizar la seguridad de los asistentes durante la pandemia mientras que otras son consecuencia de los avances sociales y tecnológicos que, a pesar de la crisis, siguen evolucionando para mejorar la planificación de eventos.

Cuál es la base del MICE

La organización de eventos es el proceso mediante el cual se diseña, planifica, ejecuta y gestionan todos aquellos acontecimientos que reúnen a un grupo determinado de personas en un momento y espacio determinado con la finalidad de ejecutar actividades orientadas hacia un objetivo común. La mayoría de los eventos tiene como finalidad el enriquecimiento cultural, el intercambio social y el estímulo económico; y la mayoría se presentan en forma de congresos, ceremonias, reuniones e incluso festivales. No existe un solo sector de la sociedad que no utilice los eventos como una forma de crecimiento y desarrollo, por lo que la planificación de eventos es una especialidad con un campo laboral extenso y con grandes posibilidades de desarrollo profesional.  

Retos a los que se enfrenta el MICE

La pandemia de COVID-19 ha modelado en gran medida la forma como se deben planificar los eventos en lo que queda de año y en el futuro más próximo. Por lo tanto, las tendencias en esta área están orientadas en mantener las medidas de seguridad sanitaria que sea han establecido para frenar el avance de la pandemia y evitar nuevos casos. Algunas de estas son:

• Limitación de participantes o contratación de espacios lo suficientemente grandes como para garantizar el distanciamiento social: los espacios abiertos tienen prioridad y aquellos con buena ventilación.
• Implementación de medidas de sanidad e higiene requeridas: estaciones de desinfección y dispensadores de gel antibacterial en distintos puntos del evento.
• Desarrollo de eventos híbridos: los asistentes disfrutan de una experiencia dual presencial-online y donde los participantes que no pueden asistir de forma presencial pueden acceder en línea. La opción disminuye el número de personas aglomeradas sin disminuir con ello el número de asistentes.
• Dependencia de las legislaciones y decisiones de los organismos públicos y organizaciones especializadas.
• Flexibilidad en las agenda del evento para que puedan ser reprogramada inmediatamente en caso de que haya cambios de última hora.

Tendencias en el desempeño de la industria

En los meses venideros el sector MICE dibuja los siguientes patrones o caminos relacionados con el mercado, la tecnología, las personas que participan y los destinos donde se celebran los eventos.

La demanda superará a la oferta

Para el 2020, al igual que como se observaba en años previos, la demanda de eventos continúa en ascenso, superando incluso a la oferta. De acuerdo con la “División especializada en la organización de reuniones y eventos de Carlson Wagonlit Travel” (CW Meetings and Events) la demanda de eventos se incrementará entre un 5 y 10%. Sin embargo, el desarrollo de espacios para realizar los eventos no se mueve a la misma velocidad que la demanda, por lo que las tasas de reservación pueden incrementarse entre un 2,4 y 3,7%. Ante esta situación, muchos organizadores de eventos están ajustando los presupuestos o, por el contrario, reservan los espacios con la mayor antelación posible para evitar costes adicionales.

Los asistentes siguen prefiriendo los eventos cara a cara

La mayoría de los individuos ha pasado tanto tiempo tras una pantalla durante el 2020 que siguen prefiriendo los eventos cara a cara. De hecho, muchas de las marcas utilizan los eventos como una de los canales más efectivos de comunicación con sus consumidores. La razón es que los encuentros en vivo son una gran oportunidad de generar networking, siendo incluso el segundo atributo que los asistentes toman en cuenta al asistir a un evento, luego del contenido. Por esta razón, los organizadores de eventos tenderán a generar espacios de encuentro con una mayor capacidad de interacción entre los participantes, reservando espacios con áreas ideales para ello y promoviendo distintos tipos de comunicación entre los asistentes.

Eventos con enfoque sostenible, tendencia y realidad

Ya no quedan dudas de que el futuro debe ser sostenible para garantizar la perpetuidad de la especie. Por lo tanto, ahora cada vez es más frecuente ver eventos con un enfoque sostenible y que intentan generar un impacto positivo a través de la promoción de las economías locales y la preservación del medio ambiente. Existen muchos atributos a través de los cuales un evento puede apostar a la sostenibilidad, pero los más frecuentes están relacionadas con la utilización de espacios eco amigables o la utilización de recursos locales y materiales reciclables.

El destino turístico donde se realiza el evento importa, y mucho

Los nuevos asistentes a eventos han logrado fusionar el mundo del ocio y el negocio en una nueva dimensión en la que el destino turístico es un factor determinante a la hora de decidir si asisten o no a un evento. De hecho, de acuerdo a encuestas realizadas recientemente, cerca del 70% de los asistentes afirma que el lugar del evento es un factor determinante en la decisión, mientras que el 30% afirma que es algo decisivo (iaee). Por este motivo, los planificadores de eventos funcionan como agentes duales que por un lado planifican el evento y por el otro la experiencia de viaje de los asistentes, escogiendo destinos cómodos y atractivos y gestionando las actividades culturales y gastronómicas para enriquecer la experiencia.

Personalización de las experiencias

A medida que avanza el tiempo los asistentes a eventos buscan una mayor personalización de la experiencia. Los grandes eventos requieren de una agenda bien gestionada para evitar perder el contenido interesante. Para dar solución a esto han surgido distintas estrategias como el diseño personalizado del evento basado en la recopilación de los datos previos (Big Data). Otras herramientas permiten gestionar grandes espacios con múltiples oradores, ofrecer asesoría a los asistentes en tiempo real y mapear el desarrollo del evento y los asistentes.

Enfoque de bienestar toma un gran escenario

El bienestar, corporal, mental y espiritual ha calado en distintos aspectos de la sociedad, incluyendo la organización de eventos. Por esta razón, los organizadores han comenzado a planificar los eventos en torno este concepto. Esto incluye la selección de espacios, el diseño de la agenda, incluso el menú del evento. De hecho, el crecimiento en la población vegetariana ha hecho que se deba incluir platos basados en plantas, legumbres y otros acompañantes para garantizar el menú a todos los asistentes. Esto no implica que los productos cárnicos desaparezcan del menú, sino que el bufete incluya nuevas opciones.

Los espacios para eventos ya no son los tradicionales

Cerca del 92% de los organizadores piensa que los eventos del futuro se realizaran fuera de los hoteles y que por el contrario se optará por espacios más dinámicos ajustados a las nuevas generaciones. Mientras que hasta ahora los hoteles eran el principal sitio de encuentro, el catálogo se proyecta más amplio hacia el futuro y va desde atelieres hasta parques públicos, dependiendo también del número de asistentes.

Ciudades de mediano tamaño

Hasta hace algunos años las grandes ciudades habían sido el principal escenario para la celebración de los eventos más famosos a nivel mundial. Si embargo, con los cambios en los patrones turísticos y de negocios, las ciudades de mediano tamaño están ganando protagonismo. En ellas, los asistentes valoran atributos como la autenticidad cultural, la agilidad en los transporte o su especialización industrial. En este sentido, el rol del organizador consiste en identificar nuevos destinos donde se puedan realizar eventos memorables y donde se puedan ofrecer nuevas experiencias a los asistentes.

Transmisiones en vivo

Las transmisiones en vivo se están convirtiendo en una tendencia cada vez mas popular para conectar a las personas, en especial tras la pandemia por COVID-19. Actualmente, diversas empresas y marcas han optado por realizar encuentros virtuales utilizando diversas plataformas que se han desarrollado para tal fin. Entre los beneficios que ofrecen las transmisiones en vivo se encuentran:

• Congregar a un gran número de asistentes en un único espacio garantizando el distanciamiento social;
• Conectar a los asistentes sin importar el lugar del mundo en el que se encuentren
• Disfrutar de varias conferencias al mismo tiempo
• Incrementar las posibilidades de generar impacto en los asistentes: si se logra un buen engagement de forma online, los participantes no dudarán en asistir a los eventos presenciales.

Inteligencia artificial y reconocimiento facial

Las experiencias personalizadas son posibles gracias a la inteligencia artificial (IA). Markets and Markets publica que el mercado de IA crecerá a 190 millones de dólares para 2025 y que las marcas alrededor del mundo lo incorporaran a sus estrategia de marketing en los próximos 5 años. De forma general, la IA permite ofrecerles a los asistentes contenido completamente personalizado que se ha escogido cuidadosamente de acuerdo con sus intereses. Además, la tecnología agiliza procesos internos de organizaciómo como el registro, la traducción de conferencias y la personalización de las suscripciones.

Realidad aumentada y virtual

Ambas tecnologías ya se han venido utilizando a lo largo del tiempo, sin embargo, en un año caracterizado por los confinamientos, los eventos las han incorporado como una pieza clave en su desarrollo. Gracias a la realidad aumentada los organizadores pueden sumergir a los asistentes en una experiencia completamente presencial, donde pueden visualizar en 360° el contenido que se está mostrando. De esta forma se ofrece una experiencia similar a la del evento presencial desde sus propias oficinas o domicilios.

Traducciones en tiempo real

El lenguaje ya no es más una barrera, en especial en la organización de eventos donde la introducción de las traducciones en tiempo real ha permitido que todos los asistes puedan disfrutar de las conferencias en su idioma de preferencia, sin importar cual sea. Esto también ha abierto la posibilidad de invitar speakers de cualquier parte del mundo, lo que permite enriquecer la reunión, hacerla internacional y conectarla con el resto del mundo en una experiencia a gran escala.

¿Hacia dónde van los eventos en el futuro?

La actual pandemia de COVID-19 no va a representar un freno para la planificación de los eventos del futuro. A medida que entendemos mejor la situación y se desarrollan nuevas estrategias y tecnologías la esperanza de retomar los eventos crece sustancialmente. Con todas estas tendencias a la puerta se deben explorar las alternativas posibles, tanto si trabajamos en alguna empresa que requiera realizar un evento en los próximos días, como si pensamos asistir personalmente a alguno de ellos en el futuro inmediato.